Aviso de Privacidad Integral

1. Identidad y domicilio del operador de la plataforma

La plataforma Calcu.mx Expediente (accesible en app.calcu.mx) es operada por Wealth Building Academy LLC, empresa registrada en Illinois, Estados Unidos. Ubicación pública: Naperville, IL 60563, Estados Unidos. Contacto de privacidad: support@calcu.mx. Wealth Building Academy LLC es una empresa establecida en Estados Unidos; no es un despacho contable ni jurídico mexicano, ni una autoridad gubernamental, y no representa a las personas usuarias ni a los trabajadores ante el SAT, el IMSS, el INFONAVIT ni ninguna otra institución.

2. Roles: responsable y encargado

El patrón usuario (la empresa cliente) es el responsable del tratamiento de los datos personales de sus trabajadores. Determina las finalidades y los medios del tratamiento y es quien tiene la relación laboral con el titular de los datos.

Wealth Building Academy LLC, a través de Calcu.mx Expediente, actúa como encargado (prestador de servicios): trata los datos de los trabajadores únicamente por cuenta y siguiendo las instrucciones del patrón responsable, para prestar el servicio de cálculo y generación documental. No utiliza esos datos para finalidades propias distintas de operar, mantener y asegurar la plataforma, ni los transfiere salvo lo descrito en este Aviso.

Respecto de los datos de la cuenta del patrón (nombre, correo, datos de la empresa y de facturación de quien contrata), Wealth Building Academy LLC actúa como responsable.

3. Datos personales que se tratan

Según el rol, la plataforma puede tratar:

• De la cuenta del patrón: nombre, correo electrónico, contraseña (cifrada), datos de la empresa (razón social, RFC, domicilio fiscal, representante legal) y datos de pago procesados por el proveedor de pagos.
• Datos de identificación del trabajador: nombre, RFC, CURP y Número de Seguridad Social (NSS).
• Datos laborales y financieros del trabajador: fecha de ingreso, fecha y tipo de baja, salario, percepciones, deducciones y montos calculados.
• Documentos que el patrón carga: recibos de nómina, contrato, constancias y otros que decida almacenar.
• Datos técnicos de entrega: registros de envío, acceso y descarga (fecha, hora, dirección IP y agente de usuario) generados cuando un documento se comparte con el trabajador.

Clasificación de RFC, CURP y NSS. El RFC, la CURP y el NSS son datos personales de identificación que requieren controles reforzados por el riesgo de suplantación, fraude o uso indebido. No se consideran automáticamente datos personales sensibles únicamente por ser identificadores. La plataforma no solicita ni requiere datos de salud, origen étnico, creencias, afiliación sindical, preferencias u otros datos sensibles; el patrón responsable debe abstenerse de cargarlos salvo que exista base legal y consentimiento conforme a la ley.

4. Finalidades del tratamiento

Finalidades primarias (necesarias para el servicio):

• calcular estimaciones de finiquito y liquidación;
• generar los documentos laborales correspondientes;
• poner los documentos a disposición del trabajador y registrar los eventos técnicos de envío, acceso y descarga;
• autenticar y dar acceso a la cuenta del patrón;
• procesar el pago del paquete que el patrón decide descargar;
• mantener la seguridad, prevenir el fraude y resolver incidencias técnicas;
• cumplir obligaciones legales aplicables y atender requerimientos de autoridad.

Finalidades secundarias (no necesarias; puede oponerse sin afectar el servicio):

• enviar comunicaciones sobre mejoras del producto o actualizaciones regulatorias al patrón;
• elaborar estadísticas agregadas y anónimas de uso.

Para oponerse a las finalidades secundarias, el patrón puede escribir a support@calcu.mx.

5. Alojamiento, encargados y subprocesadores

Para operar el servicio, Wealth Building Academy LLC se apoya en los siguientes encargados y subprocesadores, que tratan datos siguiendo sus instrucciones:

6. Tratamiento y transferencias fuera de México

Wealth Building Academy LLC se ubica en Estados Unidos y los subprocesadores anteriores tratan la información fuera de México (Estados Unidos y Unión Europea). Al usar la plataforma, el patrón responsable instruye y reconoce que los datos de sus trabajadores se alojan y procesan en esas ubicaciones. Estas transferencias son las necesarias para prestar el servicio solicitado y para el mantenimiento o cumplimiento de la relación jurídica entre el responsable y Wealth Building Academy LLC, conforme a los supuestos del artículo 37 de la LFPDPPP. No se venden datos personales.

7. Derechos ARCO

El titular de los datos (el trabajador) puede ejercer sus derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición (ARCO), así como la revocación del consentimiento y la limitación del uso o divulgación de sus datos. Dado que el patrón es el responsable, la solicitud debe dirigirse en primer término a su empleador o exempleador. Wealth Building Academy LLC, como encargado, apoyará al responsable para atenderla; si el titular escribe directamente a support@calcu.mx canalizaremos la solicitud al responsable correspondiente.

Procedimiento. La solicitud debe indicar: (i) nombre del titular y medio para recibir la respuesta; (ii) los documentos que acrediten su identidad (ver punto 8); (iii) la descripción clara de los datos y el derecho que desea ejercer; y (iv) cualquier elemento que facilite localizar los datos. En caso de rectificación, deberá indicar las modificaciones y aportar la documentación que las sustente.

8. Verificación de identidad

Para proteger los datos, antes de atender una solicitud ARCO se verificará la identidad del titular (o de su representante legal) mediante identificación oficial vigente y, en su caso, el poder o documento que acredite la representación. No se dará trámite a solicitudes cuya identidad no pueda acreditarse.

9. Plazos y proceso de respuesta

Las solicitudes ARCO se atenderán dentro de los plazos legales aplicables (por regla general, respuesta en un máximo de 20 días hábiles y, de resultar procedente, se hará efectiva dentro de los 15 días hábiles siguientes). Estos plazos pueden ampliarse por una sola vez cuando la ley lo permita, notificando la justificación al titular.

10. Revocación del consentimiento

El titular puede revocar en cualquier momento el consentimiento otorgado, en la medida en que la ley lo permita. La revocación puede no ser total si existen obligaciones legales que exijan conservar ciertos datos (por ejemplo, obligaciones laborales o fiscales). La solicitud se tramita por la vía descrita en el punto 7.

11. Limitación del uso o divulgación

El titular puede solicitar limitar el uso o la divulgación de sus datos. El responsable y, en su caso, Wealth Building Academy LLC como encargado, adoptarán las medidas razonables para atender dicha limitación conforme a la ley.

12. Conservación por categoría de dato

Los datos se conservan solo por el tiempo necesario para las finalidades descritas y el cumplimiento legal. Los plazos varían según la naturaleza del dato:

• Documentos y evidencia laboral: conforme al plazo de conservación que corresponda a cada documento (la plataforma aplica una matriz de retención por tipo de documento; el patrón puede ajustarla). Como referencia, los documentos laborales suelen conservarse durante la relación y hasta un año después de su terminación, sin perjuicio de plazos mayores en caso de controversia (art. 804 y 805 LFT).
• Documentos fiscales: por el plazo que exija la legislación fiscal aplicable (como referencia, hasta cinco años, art. 30 CFF).
• Datos de la cuenta del patrón: mientras la cuenta esté activa y, como plazo de referencia, hasta 12 meses después de su cierre para atender obligaciones legales y contables posteriores.
• Registros de acceso y de entrega (bitácora, IP): plazo de referencia de 24 meses para fines de seguridad, evidencia técnica y resolución de disputas, salvo que un plazo legal o una controversia exijan conservarlos por más tiempo.
• Registros de pago: por el plazo que exija la legislación fiscal y contable aplicable (como referencia, hasta cinco años, art. 30 CFF).
• Borradores y expedientes abandonados: plazo de referencia de 12 meses desde la última actividad, tras el cual pueden suprimirse.

Estos plazos son los valores por defecto de la política de conservación; el patrón responsable puede ajustarlos dentro de los límites permitidos por la ley y solicitar la supresión anticipada mediante una solicitud de derechos ARCO.

Concluidos los plazos, los datos se suprimen o se bloquean y luego se cancelan conforme a la ley.

13. Seguridad de la información

Se aplican medidas administrativas y técnicas razonables: cifrado en reposo, aislamiento por organización mediante políticas de seguridad a nivel de fila (RLS), acceso a documentos mediante enlaces firmados de expiración corta y controles de acceso por rol. Ningún sistema es completamente seguro; no se garantiza una seguridad absoluta.

14. Notificación de incidentes de seguridad

Si ocurre una vulneración de seguridad que afecte de forma significativa los derechos patrimoniales o morales de los titulares, Wealth Building Academy LLC lo notificará sin demora injustificada al patrón responsable afectado, con la información disponible sobre la naturaleza del incidente, los datos comprometidos, las recomendaciones al titular y las acciones correctivas, para que el responsable pueda a su vez notificar a los titulares conforme a los artículos 20 de la LFPDPPP y 61-66 de su Reglamento.

15. Cambios al Aviso de Privacidad

Este Aviso puede actualizarse por cambios legales, en el servicio o en nuestras prácticas. Las modificaciones se publicarán en esta misma página, indicando la fecha de última actualización y la versión. Cuando el cambio sea sustancial, se procurará informarlo por los medios de contacto disponibles.

16. Contacto de privacidad y autoridad

Para cualquier asunto relacionado con este Aviso o con el tratamiento de datos, escribe a support@calcu.mx. Este Aviso se rige por la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares y sus disposiciones aplicables. Las estructuras y canales oficiales de la autoridad en la materia pueden cambiar; conviene consultar la información oficial vigente.